Ewidencja IP Box: co trzeba prowadzić i jak to uporządkować
Ulga IP Box pozwala opodatkować dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej preferencyjną stawką 5%. Warunkiem jest ewidencja, z której da się ustalić ten dochód osobno dla każdego prawa.
Dlaczego ewidencja jest sednem ulgi
Samą ulgę łatwo opisać, trudniej udowodnić jej podstawę. Podatnik musi pokazać, jakie prawo IP wytwarza dochód, jakie przychody i koszty się z nim wiążą oraz jaka część kosztów dotyczy własnej działalności badawczo-rozwojowej. Od tego zależy wskaźnik nexus, czyli część dochodu, którą można objąć stawką 5%.
Ewidencja pełni więc dwie funkcje: daje liczby do rozliczenia i jest materiałem dowodowym na wypadek kontroli.
Co zwykle trzeba zebrać
- rejestr kwalifikowanych praw IP, także oprogramowania, z którego nie ma jeszcze przychodu,
- dowody wykonanej pracy twórczej, np. historię zmian w repozytorium,
- faktury i koszty przypisane do konkretnego prawa,
- przychody z podziałem na poszczególne prawa.
Dlaczego to bywa trudne
IP Box to nisza. Ulga jest stosunkowo młoda, a narzędzi, które ją obsługują, jest niewiele. Część rozwiązań to przestarzałe arkusze albo dodatki do systemów księgowych, a oficjalnych wzorów ewidencji i przykładów praktycznie nie ma.
Każdy podatnik i każde biuro budują więc własny szablon. Dane trzeba w nim kopiować, a pomyłka wychodzi dopiero przy rozliczeniu albo kontroli.
Porównanie sposobów prowadzenia ewidencji
| Kryterium | Arkusz kalkulacyjny | Moduł w systemie księgowym | Faden IP Box |
|---|---|---|---|
| Osobny dochód z każdego prawa IP | Trzeba zbudować samemu | Zależy od systemu | Koszty i faktury przypisane do praw |
| Dowody pracy | Osobne pliki i odnośniki | Zwykle poza systemem | Wpisy z odwołaniami, np. do commitów |
| Wskaźnik nexus | Ręczne formuły | Zależy od systemu | Liczony w raporcie |
| Zmiany w danych | Trudne do prześledzenia | Zależy od systemu | Dziennik zdarzeń: kto, co i kiedy |
Faden IP Box: nowe narzędzie dla tej ulgi
Faden IP Box to nowa aplikacja do dokumentacji ulgi IP Box: rejestr praw IP, dowody pracy, faktury i koszty przypisane do praw, raport ze wskaźnikiem nexus i przykładowy załącznik PIT/IP. Dla przedsiębiorców i biur rachunkowych, jako hosting po naszej stronie albo własna instalacja w Dockerze.